議事録は何のためにとるものか
会議を行うときにはその時に出た発言内容を記録する議事録係がつきます。
大抵の場合、議事録係になるのは入社間もない若手社員です。
会議の議事は会話で進んでいくので発言そのままをメモにとることは難しく、ちょっと油断をしているとあっという間に議事が進んでいってしまいます。
もっとも会社の議事録の場合、自治体や国会での話し合いのように一言一句そのままメモしなければいけないということはなく、どんなことを話し合ったかや結論として何が決まったかということさえ正確に記録されてあればそれで問題はないということがほとんどです。
ただし話し合いをしてその日に全ての議題が決定することばかりではないので、もし次回まで結論が持ち越しになったならその過程の話し合いを記録しておき、次回の議題はどのようになるかということを議事録に残します。
どこまで詳しく議事録を残すかはそれぞれの会社の慣例にもよりますので、前回の記録を見ながら対応をしていくとよいでしょう。
もし必要最低限の議事録でもよいということであれば、司会者と協力をして一つずつの議題に対して決定事項をその場で確認してもらうようにします。
板書係がいればそちらに書いておいてもらい、会議が全て終わったときに読み上げをして内容に間違いがないかを出席者に確認してもらいます。
議事録はその会議に参加をすることがなかった人にも情報を共有するという役割があります。
ですので決定事項の記載の他、誰の文責によりどんな結論になったかということも明確にしておきましょう。
メモが遅くて間に合わない場合には
筆記やタイピングが苦手で記録が間に合わないという人は、あらかじめ音声で録音をしておくなどのツールを使用するとよいでしょう。
ICレコーダーは安価で長時間録音できるものが揃っていますし、スマホのアプリにも同様の機能を持ったものがあります。
スマホアプリの場合、音声を録音するだけでなくそのまま議事録として文字にすることができる便利なものもあります。
高性能なタイプになると音声が入力されたと同時にテキストになるというものもあるので、いちいちメモをする手間が必要なく手軽に議事録が完成されます。
ただし録音による音声認識なので、雑音がなく音声がはっきりした環境でないと正しくテキストにならないという問題があります。
また音声認識がオンラインでされるので、通信が入りにくい環境では思うように変換されないということもあります。
アプリを使用するときには任せっきりにするのではなく、重要なポイントにマークをつけておくなどあとから見直したときにわかりやすくする工夫も必要です。
便利なツールであってもそれを上手に使うことができなければ上司の納得する議事録を作成することはできません。