プレゼン資料はフォーマットを使用して手早く作る
会議をする時に提出を求められるのがプレゼン資料ですが、学生時代に優等生であった人ほど完璧な資料を作りたがる傾向があります。
よく人事の愚痴として「面接のときはすごく優秀そうに見えたのに、現場で全然使えない」ということが言われたりするのですがこれは（人事の人を見る目に問題があることはさておき）学生の時と同じように業務を捉えている傾向があるからです。
というのも学校の課題においては比較的締め切りに余裕があり、他に並行してすべき業務が多くあるわけではありませんので十分に時間をかけて作業をしていくことができます。
しかし仕事では一つの業務をしている時に他の業務を頼まれることは当たり前にありますし、資料などを十分に集めることができずに不十分な材料で作業をしていかないといけないこともあります。
そこでプレゼン資料を作る時には、まず「完璧を目指さない」という意識を持つことが大切になります。
そもそも会社業務においてはプレゼン資料は単なる提案書であってそれを作成することが仕事になっているわけではありません。
社内用文書ではなおのこと丁寧な作り込みをする必要はなく、いかに簡単に趣旨をまとめることができるかということの方が重要になります。
ただし作り込みをしないことと雑でよいということは違うますので、シンプルに見やすい形式にすることを心がけます。
そのためには既存のテンプレートや以前作成した資料をどんどん流用し、極力作業を少なくしていくということが有効です。
先輩から引き継いだものがあれば一番良いですが、自分で作成をする場合にもあまり作り込みが必要なものではなく簡単に修正ができるタイプとして残しておくようにします。
プレゼン資料を上手にファイリングするためには
プレゼン資料を作成するときには、後から見直したときにわかりやすいファイルにしておくということも重要です。
テンプレートの見本的な流れとしては「表紙（表題・会議名・日時）」をきちんと付け、次に目次（レジュメ）をつけます。
最初の数ページにこれがついていることで、会議の目的が明確になりまたあとから参照するときに非常に楽になります。
ポイントとしては起承転結ではなく、最初に結論や提案を述べておきその後ろに提案の理由や根拠を示すようにしていくということです。
ストーリー仕立ててで結論を最後に持っていくと、会議の目的がいつまでも明確にならず意見を求めにくくなってしまいます。
プレゼンについては毎回Apple社が新製品を発表するときに行うものが世界で最高レベルのものと言えます。
相手をより的確に説得できるプレゼン資料にするためには、そうした一流のプロのものを参考にしてみるというのも非常におすすめの方法です。