日本企業の弱点は「会議」？
経営コンサルタントの著書などを読んでいると必ず登場する言葉に「無駄な会議をなくす」ということがあります。
別の言い方として「定例会議が増えてきたらその会社は危険」ということもあるくらいで、日本企業の運営においていかに無駄な会議が多かったかということが伺えます。
流石にここ最近では少なくなってきているようですが、依然として「会議のための会議」が定期的に行われている会社も多く、若手社員としては「こんなことよりも早く業務に戻りたい」と思うこともあったりします。
そこで会議をできるだけ早くに終わらせるためには、参加をする一人一人が「早く終わらせる」ことをしっかり意識していく必要があります。
ちなみに企業コンサルタント大絶賛の人気著書に「会議でスマートに見せる100の方法」という本があります。
参考＞＞http://www.hayakawa-online.co.jp/shopdetail/000000013416/
こちらは無駄な会議をしている会社あるあるを毒舌風にまとめたもので、本当は全く大したことをしていないのにいかにも実のある会議をしているように見せる方法がイラスト付きで掲載されています。
既に会社の無駄な会議にイライラしている人や、これから会議をよりよいものにしていきたいと考えている人にぜひ一読してもらいたいです。
事前準で会議の密度は大きく変わる
ダメ会議になりがちな例をいくつか挙げると「単なる報告会になっている」「揚げ足取りばかりで結論が出ない」「意見が全く出てこない」というようなことがあります。
これらはいずれも事前の準備が全く整えられていないことが原因になっています。
定例会議あるあるとなっているのが「報告会」式の会議で、資料を順番に読み上げてそれで解散になるようなケースです。
書類を見て終わるならわざわざ会議をする必要はないので、会議前にしっかり資料を配布して考えておいてもらいたい議題をしっかり明確にしておくことが大切です。
また意見を求められた時に批判ばかりで結論を出さないというのもよくあるケースです。
批判的な意見が悪いのではなく、結論を出にくくするただの揚げ足とりに終わるなら時間ばかりがかかってしまいます。
会議を円滑に行うためのマナーとして「質問をまとめる」と「集中してのぞむ」ということがあります。
説明をする側は間延びしないように最初に結論から述べ、この会議で決めたいことはどんなことかということを冒頭に出席者に理解してもらいます。
会議が終わったらすみやかに議事録をまとめ、その報告を出席者にフィードバックしましょう。
その都度会議内容を確認できるようにしておけば、無駄な重複を避けることができます。