スムーズな司会進行方法とは
会議をする時に苦労をするのが司会進行です。
大学のゼミなどでディスカッションをするということもありますが、学部や学科によっては全くそうした大勢での話し合いの機会を経験しないまま社会人になることもあるでしょう。
司会進行は、まず会議のレジュメにそってそれぞれの意見を順番に発表してもらい、またそこで出た意見をまとめる役割をします。
参加をする人数が4～5名くらいならば多少場が荒れてもすぐに落ち着かせることもできるでしょうが、数十人単位の人が集まるところになると司会進行にもそれなりのスキルが求められてきます。
テレビのバラエティ番組などを見ていても、司会者や進行MCはベテラン芸能人が行っていることが多いですが、場の雰囲気を盛り上げたり活発な意見を引き出したりすることができるかどうかは司会者の腕にかかっています。
もちろんテレビ番組と会社の会議は違いますので笑いをとったり無茶振りをしたりといったことは必要ないのですが、その場に集まった人の雰囲気を見ながら意見を引き出していくというテクニックは必要です。
まず司会進行をしていくときに頭に入れておきたいのが最終的な帰結点です。
これは結論ありきで話をするという意味ではなく、現在の議題では何をどのように決定するかということを常に意識した話し合いをするということです。
荒れる会議によくあるのが、話が途中で横道にそれてしまい軌道修正されないままグダグダになっていってしまうというケースです。
これは司会者が、発言が横道にそれたときに直ちに修正をしなかったために、他の意見者が引きずられてどんどん直接のテーマと関係ない議論を始めてしまうというときに起こります。
司会進行を効率よく進めていくためには、もし主題と関係ない方向に議論が進みそうになったとき毅然として元に話を戻すという態度が必要になってきます。
脱線が完全に悪いわけではない
とはいえ全く雑談や脱線がない会議がよい会議かというとそういうわけではありません。
むしろ「主題と関係ないことは話さないでください」と厳しい決まりを作ってしまうことで、発言者が萎縮をしてしまうこともあるからです。
活発な議論を創り出すためには、発言そのものが有用か無用かということではなくとにかく数を引き出すということも必要になってきます。
特に議論がある程度進んでそれ以上のアイディアが出にくくなってしまったときなどは、一旦話題を変えて別の視点から意見を出し合うことでまた違った方向からの解決策が生まれてくるということもあります。
それと司会者は会議に参加している人全員からの意見を集めるという姿勢も大切です。
発言が少ない人に意図的に話題を振ることで、活発な意見交換を促せます。